ЗАТВЕРДЖЕНО  
                                                                                                                       Наказ ДСНС України 
                                                                                                                       18.10.2013 № 656 

                                                                               ПРАВИЛА
                                                      оформлення і ведення особових справ 
                                    осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту 

І. Загальні положення

1.1. Особові справи осіб рядового і начальницького складу в органах і підрозділах цивільного захисту оформлюються і ведуться кадровими органами за встановленою формою (додаток 1) у двох примірниках (1 примірник, 2 примірник або дублікат, обкладинки синього кольору).
1.2. Особова справа є основним документом, у якому формуються матеріали, що характеризують службову діяльність осіб рядового і начальницького складу, а також біографічні та інші відомості про особу, її трудову діяльність до вступу на службу до органів і підрозділів цивільного захисту, проходження служби в Збройних Силах, інших центральних органів виконавчої влади, а також у країнах СНД і колишнього СРСР.
1.3. За матеріалами особової справи розглядається питання щодо службового використання осіб рядового і начальницького складу, подання до присвоєння спеціальних звань, нагородження, обчислення стажу служби, призначення пенсії при звільненні у запас або відставку тощо.

ІІ. Опис основних частин особової справи та перелік документів, що до них залучаються

2.1. Особова справа складається з чотирьох частин.
2.1.1. У першій частині зберігаються такі документи: послужний список (додаток 2), висновок комісії з обчислення стажу служби та висновки про підтвердження окремих періодів служби, надрукована біографічна довідка (додаток 3).
2.1.2. У другій частині зберігаються матеріали вивчення кандидата, характеристики з попередніх місць навчання, роботи, свідоцтва про проходження початкової підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації, атестаційні листи та характеристики, подання про присвоєння спеціальних звань, нагородні листи, висновки та подання з питань призначення на посади, переведення, переміщення по службі та звільнення.
2.1.3. У третій частині – звітні документи про проходження спеціальної перевірки, заява про прийняття на службу, автобіографія (додаток 4) у двох екземплярах (написана власноручно та друкована), що оновлюється не рідше одного разу на п’ять років, анкета (додаток 5), довідки про результати професійно-психологічного відбору, висновки щодо стану здоров’я за результатами медичного огляду, оцінка рівня фізичної підготовки, контракт.
2.1.4. У четвертій частині (окрема тека) – витяги з наказів, висновки за матеріалами службових перевірок (розслідувань), документи архівів про підтвердження окремих періодів проходження служби, копії паспорта громадянина України, копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, копії документів про освіту, свідоцтва про укладення шлюбу та народження дітей та інші відомості, що мають значення для характеристики особи та проходження нею служби тощо.
2.2. До дубліката особової справи додаються основні документи на особу згідно з додатком 6.
2.3. Військові або скорочені особові справи залучаються до першого примірника особової справи особи рядового і начальницького складу.

ІІІ. Порядок оформлення та ведення послужного списку

3.1. Послужний список – це документ про проходження служби особами рядового і начальницького складу органів і підрозділів цивільного захисту. Він складається на підставі паспортних відомостей, перевіреної анкети, автобіографії, військового квитка, трудової книжки, документів про освіту, наказів та інших документів кандидата на службу.
Унесення до послужного списку відомостей, не передбачених його формою, забороняється.
Усі записи в послужному списку здійснюються кульковою ручкою або чорнилом без скорочень і підчисток.
Зі складеним послужним списком в обов’язковому порядку ознайомлюють під підпис особу, на яку він оформлений. Послужний список підписується керівником кадрового органу та засвідчується печаткою цього органу.
3.2. При оформленні послужного списку та подальшому його веденні слід керуватися наступними вимогами:
на першій сторінці послужного списку до спеціальної таблиці заносяться відомості про присвоєння військових та спеціальних звань у період проходження служби, а також військових звань по запасу як рядового, так і начальницького складу;
записи здійснюються на підставі військових квитків кандидатів на службу в органах і підрозділах служби цивільного захисту та наказів про присвоєння спеціальних звань;
стосовно особи, яка призначена до ДСНС України з інших центральних органів виконавчої влади, або вже має звання, робиться запис про присвоєння спеціального звання з поміткою – "(в порядку переатестування)”.
3.2.1. Пункти 1 – 4 послужного списку заповнюються на підставі відомостей паспорта кандидата.
3.2.2. Пункти 5 – 8 заповнюються згідно з документами про освіту та заповненою анкетою.
3.2.3. У пункті 9 зазначаються підтверджені відповідними документами відомості про трудову діяльність, за винятком проходження служби в Збройних Силах, інших центральних органах виконавчої влади, а також військових формуваннях країн СНД і колишнього СРСР.
3.2.4. У пункті 10 у хронологічній послідовності вказується проходження служби в Збройних Силах, інших центральних органах виконавчої влади, а також військових формуваннях країн СНД і колишнього СРСР, а також відомості про відрядження осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту до інших органів (підрозділів) цивільного захисту.
Підставою для внесення відомостей до пункту 10 є накази відповідних органів, а також інші документи.
Запис у графах "Посада"; "Військова частина, установа, заклад, орган внутрішніх справ, підрозділ МНС, ДСНС" робиться повністю, без скорочень.
У разі відсутності відомостей про окремі періоди роботи або служби їх підтвердження здійснюється в установленому порядку.
Номер, дата наказу про призначення та назва органу (підрозділу), що його видав, записуються проти кожного періоду служби, що ним підтверджується.
Під час записів про переміщення осіб рядового і начальницького складу з вищих посад на нижчі вказується їх причина, наприклад: "Призначений на нижчу посаду через службову невідповідність”, "Призначений на нижчу посаду у зв’язку зі скороченням штатів” тощо.
У разі відрядження особи до інших центральних органів виконавчої влади без залишення у кадрах ДСНС України, звільнення зі служби або виключення зі списків особового складу робиться відповідний запис. Наприклад, "Звільнений (відряджений тощо) зі служби у запас (відставку) Збройних Сил України (з постановкою на військовий облік) за пунктом 176 підпунктом 4 (у зв’язку із скороченням штатів), з правом носіння встановленої форми одягу. Вислуга років на службі станом на 07.10.2013 року складає у календарному обчисленні - 25 років 05 місяців 15 днів, у пільговому - 02 роки 06 місяців 10 днів, загальний - 27 років 11 місяців 25 днів. Наказ ДСНС України від 08.10.2013 № 543. Підлягає направленню для постановки на військовий облік до Святошинського РВК м. Києва”. Зроблений запис підписується керівником кадрового органу або його заступником і засвідчується печаткою цього органу.
3.2.5. До пункту 11 записуються відомості про періоди служби, які дають право на призначення пенсії на пільгових умовах. Записи здійснюються на підставі архівних довідок або інших офіційних документів із зазначенням їх номера, дати і назви установи, що їх видала. Висновки та довідки залучаються до частини І особової справи.

Записи, зазначені у пункті 11, підписуються керівником кадрового органу або його заступником і засвідчуються печаткою цього органу.
3.2.6. У пункті 12 вказуються відомості про поранення, контузії та інші травми, отримані під час виконання службових обов’язків на підставі документів, виданих лікувальними установами, військовими частинами та архівами.
3.2.7. У пункті 13 на підставі указів, постанов, розпоряджень і наказів зазначаються відомості про нагородження державними та відомчими нагородами, присвоєння почесних звань, заохочення.
3.2.8. У пункті 14 з посиланням на відповідні накази зазначаються відомості про накладення дисциплінарних стягнень.
3.2.9. У пункті 15 – відомості про направлення у відрядження за кордон.
3.2.10. У пункті 16 – відомості про обрання особи депутатом рад усіх рівнів.
3.2.11. У пунктах 17 – 19 вказуються відомості про сімейний стан особи, членів його сім’ї та осіб, які знаходяться на утриманні або отримують від нього допомогу (у тому числі усиновлені діти та ті, на яких він (вона) сплачує аліменти).
Запис відомостей про сімейний стан особи, у тому числі про усиновлення дітей, розірвання шлюбу, смерть членів сім’ї та осіб, які знаходяться на утриманні, здійснюється на підставі відповідних документів.
При заповненні графи 18 вказується сімейний стан особи, яка перебуває на службі цивільного захисту, після чого робиться запис про членів сім’ї та осіб, які перебувають на утриманні. До цієї графи, крім дружини (чоловіка), записуються діти особи (у тому числі усиновлені і ті, на яких особа платить аліменти). Запис відомостей про сімейний стан (у тому числі про усиновлення), про розірвання шлюбу, про смерть членів сім'ї і утриманців робиться тільки на підставі відповідних свідоцтв, що видаються органами РАГСу. Слово "неодружений (неодружена)", домашня адреса пишуться простим олівцем.
Крім того, до зазначеної графи можуть бути записані: непрацездатні батьки (усиновлювачі) особи, її брати і сестри (незалежно від місця проживання), а також непрацездатні батьки дружини (чоловіка), якщо вони проживають спільно із особою та знаходяться на її повному утриманні або отримують від неї допомогу, яка є для них постійним і основним джерелом існування.
Запис відомостей про утриманців робиться на підставі наказу (по особовому складу) органу (підрозділу).
Батьків дружини (чоловіка), які мешкають окремо від особи, до числа утриманців у графу 18 не записують незалежно від того, чи утримує їх особа, чи ні.

3.2.12. Перескладання послужних списків дозволяється лише у випадках їх непридатності для використання і тільки з дозволу керівника кадрового органу. При цьому попередній послужний список не знищується, а долучається до частини ІV особової справи.
3.2.13. Працівники кадрових органів ознайомлюють особу із записами в послужному списку не рідше одного разу на п’ять років, а також перед відбуттям особи до нового місця служби, звільнення та в інших, у разі необхідності, випадках.

IV. Основні вимоги щодо порядку ведення та збереження особових справ осіб рядового і начальницького складу

4.1. На лицьовому боці обкладинки особової справи у верхній частині посередині міститься напис "Державна служба України з надзвичайних ситуацій", нижче Малий Герб України розміром 35 мм х 25 мм, "ОСОБОВА СПРАВА", наклеюються паперові смужки: номер, за яким обліковано особову справу в книзі обліку особових справ розміром 30 мм х 15 мм, прізвища, ім’я та по батькові особи розміром 110 мм х 15 міліметрів.
На лівому боці особової справи від верхнього краю 70 мм наклеюється паперова смужка розміром 100 мм х 15 мм з написом прізвища та ініціалів, номером особової справи особи.
На кожному примірнику особової справи у правому верхньому кутку першої сторінки послужного списку ставиться штамп або робиться напис про номер примірника: 1 примірник, 2 примірник або дублікат.
Якщо в одному кадровому органі зберігаються два примірники та дублікат особової справи особи, то їм присвоюється один і той же номер, а в книзі обліку особових справ робиться відмітка про кількість примірників, облікованих за цим номером.
4.2. На внутрішньому боці першої (титульної) обкладинки особової справи розміщується фотокартка особи розміром 9х12 см (в анфас) у повсякденному форменому одязі (кітель), що відповідає наявному спеціальному званню, з державними нагородами, урядовими та відомчими заохочувальними відзнаками.
На звороті фотокартки робиться запис про особу, яка на ній зображена, спеціальне звання, дата його присвоєння, прізвище, ім’я та по батькові. Наприклад: ˮКапітан служби цивільного захисту, 25.07.2012, Тищенко Микола Івановича. Заступник начальника управління персоналу ГУ ДСНС України у Луганській області, майор сл.ц.з. І. Петренкоˮ та проставляється підпис керівника або заступника керівника кадрового органу, що скріплюється печаткою.
4.3. У кінці особової справи на внутрішньому боці обкладинки розміщується карман для додаткових документів, у якому знаходяться: реєстр обліку та видачі документів, що зберігаються в особовій справі (додаток 7), військовий квиток або приписне свідоцтво (для осіб, які перебувають на спецобліку), трудова книжка, декларація, контрольна картка особової справи та інші документи.
4.4. Документи, що долучаються до частин особової справи, нумеруються і заносяться до описів цих частин із зазначенням їх назв та кількості аркушів.
4.5. Не допускається внесення до особових справ змін та доповнень, що не підтверджені відповідними документами.
4.6. Для опрацювання, внесення змін, підготовки та залучення документів особові справи видаються виключно працівникам кадрових органів, яким відповідно до їх посадових обов’язків надано право роботи з ними.
Особові справи, що видаються працівникам кадрових органів для опрацювання, повертаються до сховища до закінчення робочого дня.
4.7. При вилученні документів із особової справи замість нього у відповідну частину особової справи вкладається його копія та акт комісії про причини його вилучення.
4.8. Облік особових справ здійснюється в книзі обліку особових справ (додаток 8). Номер особової справи, за яким вона в книзі обліку особових справ зареєстрована, проставляється на лицьовому боці та на корінці обкладинки особової справи. Особові справи на місцях їх зберігання розташовуються в порядку зростання номерів. При наявності великої кількості особових справ, крім книги обліку особових справ, ведеться картотека за алфавітними картками. У кадрових органах, де зберігається не більше 500 особових справ, алфавітні картки не ведуться, а номери особових справ проставляються в послужних картах.
4.8.1. Особові справи, оформлені відповідно до вимог цих Правил, підлягають реєстрації та передачі на зберігання до кадрового органу не пізніше 10 днів після видання наказу про призначення особи.
4.8.2. У разі звільнення або переведення особи до іншого органу чи підрозділу в книзі обліку особових справ зазначається інформація місце зберігання особової справи або найменування органу (підрозділу), до якого її направлено.
4.8.3. Інвентаризація особових справ (звірення наявності особових справ із записами в книзі обліку особових справ) проводиться щороку, а також при їх прийманні – передачі, про що складається відповідний акт.
4.8.4. Видача (надсилання) особових справ у тимчасове користування проводиться із зазначенням у контрольній картці (додаток 9), що знаходиться в кожній особовій справі:
дати видачі, прізвище та підпис особи, яка її отримала;
дати та номеру супровідного листа у випадку надсилання до інших органів (підрозділів).
4.8.5. Особові справи випускників вищих навчальних закладів надсилаються до місця їх подальшого проходження служби у 10-денний термін.
4.8.6. Особові справи керівників головних управлінь (управлінь) ДСНС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ та Севастополь, підрозділів центрального підпорядкування, підрозділів забезпечення, навчальних закладів, науково-дослідних установ, зберігаються в Департаменті персоналу апарату ДСНС України, а другі примірники (дублікати) цих особових справ знаходяться на зберіганні в кадрових органах підрозділів цивільного захисту у спеціальних шафах.
Другі примірники (дублікати) особових справ осіб номенклатури призначення (звільнення) Голови ДСНС України надсилаються до Департаменту персоналу апарату ДСНС України в 10-денний термін після призначення на посаду.
4.9. Виключне право на запит особових справ мають керівництво ДСНС України, директор Департаменту персоналу та його заступники, керівники органів і підрозділів цивільного захисту.
4.9.1. Особові справи надсилаються із супровідним листом із зазначенням кількості та примірника особової справи, архівних матеріалів, трудової книжки, військового квитка або приписного свідоцтва та іншими документами.
4.9.2. Дозвіл на видачу (надсилання) особових справ надається керівником (заступником) органу (підрозділу), а також керівником (заступником) кадрового органу, в якому особа проходить службу.
4.9.3. Після повернення особової справи до неї додається контрольна картка із зазначенням дати повернення справи. Особові справи видаються (надсилаються) для тимчасового користування на строк не більше 20 діб.
4.9.4. У виняткових випадках одержані для тимчасового користування особові справи можуть бути залишені на більш тривалий строк, про що повідомляється керівництво кадрових органів.
4.9.5. Особові справи на відряджених осіб до нового місця проходження служби надсилаються за новим місцем їх служби не пізніше 10 днів від дня видання наказу про відрядження. У книзі обліку особових справ, алфавітній картці чи послужній картці робиться відповідний запис із зазначенням дати, адреси та вихідного номера супровідного листа, за яким направлено особову справу.
4.9.6. З метою перевірки збереження документів, що знаходяться в особових справах осіб рядового і начальницького складу, їх своєчасного оновлення (народження дитини, зміна прізвища, місця реєстрації тощо) не рідше одного разу на рік проводиться ревізія особових справ.
4.10. Особові справи зберігаються в окремій кімнаті, що обладнана спеціальними полицями або шафами, та відповідає установленим вимогам до режимних приміщень.
4.11. Відповідальність за облік і зберігання особових справ покладається персонально на визначеного працівника кадрового органу.
Після закінчення робочого дня приміщення з особовими справами здається відповідальним працівником під охорону та опечатується. Вхід до нього стороннім особам забороняється. У разі відсутності відповідального працівника право доступу до цього приміщення має його безпосередній начальник, керівник кадрового органу або його заступник.
4.12. Особові справи звільнених зі служби осіб рядового і начальницького складу в установленому порядку здаються до архівів.
При звільненні військовозобов’язаних осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту в запас або відставку перші примірники особових справ здаються до архіву органу чи підрозділу, де особа проходила службу, другі примірники (дублікати) направляються до військових комісаріатів за місцем реєстрації.
4.13. Заповнення трудових книжок (додаток 10) на звільнених осіб рядового і начальницького складу здійснюється за місцем проходження служби та вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи: про час служби у складі Збройних Сил України, МВС України МНС, України, ДСНС України та інших центральних органах виконавчої влади, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби (підпункт "а" пункту 2.18 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України від 29.07.1993 № 58, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 р. за № 110).

Директор Департаменту персоналу
 генерал-майор служби цивільного захисту                                            О. Євсюков